Archiveren met één druk op de knop

Gemeente Almere

Een digitaal bestemmingsplan opslaan, hoe moeilijk kan dat zijn? Hoewel het met de juiste software met één druk op de knop kan, is het technisch gezien bepaald niet eenvoudig. Want een digitaal bestemmingsplan is niet een afbeelding van een kaart met wat tekst, het bestaat uit diverse bestanden gevuld met een wirwar aan codes en coderingen. De meeste documentsystemen kunnen door deze opzet niet overweg met digitale bestemmingsplannen. Dan maar een PDF opslaan met daarin de kaart en de bijbehorende teksten? Dat is eigenlijk geen optie, want dat is niet ‘het plan’, het is een weergave ervan.

Archiveren goed regelen

Bij de gemeente Almere werd deze problematiek duidelijk in 2012, na een archiefonderzoek. “Vanaf 2010 werken we met digitale bestemmingsplannen, maar de archiefinspecteur trok de conclusie dat de archivering op dit punt nog niet goed geregeld was”, vertelt Silvie Pluim van de gemeente.

De logische vervolgvraag: ‘hoe moet het dan wel?’ Er bestond op dat moment geen pasklare oplossing, of een duidelijke procesbeschrijving. “Geonovum heeft ons benaderd om mee te werken aan een handreiking archivering digitale plannen. Dat was een eerste stap.”

Meedenken en beslissen in pilot

Roxit kwam vervolgens in 2014 met de vraag of Almere, als medeauteur van de handreiking, mee wilde doen aan een pilot voor het nieuwe product binnen de Dezta suite: Dezta Archiveren, software waarmee men met één druk op de knop een digitaal bestemmingsplan archiveert.

“Bij de pilot werden direct zowel mensen vanuit de ruimtelijke ordening als archivering betrokken. Dat leverde interessante en leerzame sessies op, waarbij beide kanten het eigen vakgebied konden toelichten.”

Vandaar dat het uiteindelijke product voor beide kanten goed werkt én een oplossing is voor het gestelde probleem. Toch was de aanschaf van Dezta Archiveren niet een vanzelfsprekendheid voor Almere. “Het heeft even geduurd voordat we het hadden, er is eerst nogmaals goed gekeken of dit écht de beste oplossing is. Diverse specialisten hebben het bestudeerd en daar is een weloverwogen beslissing uitgekomen.”

Archiveren met één klik

Het licht ging op groen voor Dezta Archiveren. Inmiddels is het geïnstalleerd. “Het werkt. We moeten nog ondergronden toevoegen aan de plannen, maar dan kunnen we echt op die knop gaan drukken en alles op de juiste manier opslaan.”