Co-creatie binnen ontwikkeltraject

FirstWatch onmisbare spin in het web bij VGGM

De Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden (VGGM) voert voor zestien gemeenten brandveiligheidstaken uit. FirstWatch, uit de Cebes Software Suite van Roxit, ondersteunt de dienst hierbij. Door nauwe samenwerking is de applicatie uitgegroeid tot een onmisbare spin in het web.

De veiligheidsregio maakt al jaren gebruik van FirstWatch, maar zag zich in 2014, bij het overnemen van taken van de gemeenten, opnieuw voor de keus gesteld. In een aanbestedingsprocedure passeerden verschillende pakketten de revue.

FirstWatch matcht wensenlijst

FirstWatch bleef als enige over, omdat het als enige kon beantwoorden aan de eisenlijst.

Belangrijker nog was de bereidheid van Roxit om FirstWatch in samenwerking met haar klanten verder te ontwikkelen. Gesteund door de nodige kennis ‘in huis’ en het feit dat meer veiligheidsregio’s de software gebruiken, kan Roxit dit bovendien voor een goede prijs doen.

“FirstWatch is een uniek product. Het is een heel volledig zaaksysteem, dat naast de registratie van gegevens ook werkprocessen bevat en brieven kan samenstellen”, licht Jan de Werd, applicatiebeheerder FirstWatch bij VGGM, toe.

Bij VGGM is FirstWatch gekoppeld aan diverse systemen. Zo zijn er uitgebreide koppelingen met iWriter (documentcreatie) en Alfresco (documentmanagementsysteem).

(S)TOOM samen ontwikkeld

Een apart verhaal is de toevoeging van de module (S)TOOM (Structureel Terugdringen Ongewenste en Onechte Meldingen). Deze module zorgt voor een goede registratie van onechte en ongewenste meldingen. VGGM was initiatiefnemer voor de ontwikkeling hiervan. “We gebruikten hier al een registratiesysteem voor, maar dat leverde alleen getallen op. We wilden graag een proces erin hebben, om meldingen ook goed te kunnen verwerken.”

De module doet precies dat: het combineren van registratie en proces. “Dat was een hele vooruitgang. Maar we zijn nog een stap verder gegaan. In het registratiesysteem en in FirstWatch hadden we bepaalde gegevens dubbel staan. Het is handig als je via een koppeling de gegevens automatisch van het ene systeem in het andere kunt krijgen. Dat scheelt tijd en vergroot de betrouwbaarheid van de data.”

Inmiddels is de koppeling actief en heeft VGGM het hoofdstuk ‘onechte en ongewenste meldingen’ compleet geautomatiseerd.

Geoviewer op agenda

De combinatie van Geoviewer en FirstWatch, waardevol om direct relevante geografische informatie naar voren te halen, is ook als eerste door VGGM op de agenda gezet. En ook hier is in samenwerking een toegesneden product ontstaan dat tijd bespaart en de dienstverlening verbetert.

“Iets ontwikkelen dat nog niet bestaat, daar heb je een partij bij nodig waar je op kunt vertrouwen. Met Roxit is dat zeker gebleken.”

De uiteindelijke voordelen voor gebruikers? “Alle informatie op dezelfde plek, alle handelingen volgens hetzelfde proces. En daaruit weer managementinformatie halen. Op bedrijfsniveau is het veel beter. Bovendien kan je beter vragen van ketenpartners beantwoorden, iets dat ook steeds belangrijker wordt.”

Een beheerder kan in FirstWatch aan heel veel knoppen zelf draaien. Slechts een enkele keer is assistentie van Roxit nodig. “Voor aanpassingen op grote schaal of het inrichten van automatische exports, bijvoorbeeld. Meestal sparen we een paar van die punten op en maken we eens in het kwartaal een afspraak.”