Evenementenvergunning volledig digitaal

Roxit Evenementen Platform (REP)

Bij de aanvraag en afhandeling van evenementenvergunningen komt veel kijken. Aanvragers, bevoegd gezag en adviseurs werken allemaal samen.

Een goede ondersteuning aan de aanvraagkant is één (= regelhulp), het totaal digitaal verwerken van de aanvraag tot de juiste (meerdere) vergunningen en ontheffingen die betrekking hebben op het evenement, inclusief het digitaal betrekken van de Veiligheidsregio bij de advisering hierbij, is een totaal andere kwestie.
En dat is precies wat Roxit Evenementen Platform (REP) biedt!

Volledige ondersteuning van de gehele keten!

Door de inzet van slimme geografische componenten in combinatie met een juridisch sluitende vragenboomstructuur, weet de aanvrager met welke verplichtingen er rekening moet worden gehouden. Maar het Roxit Evenementen Platform gaat verder….

Beveiligde intakevoorziening

In Roxit Evenementen Platform is de zogenoemde 'Regelhulp'-functie gekoppeld aan een ‘Intakevoorziening’. In deze beveiligde intakevoorziening is het mogelijk om alle detailinformatie die de gemeente en Veiligheidsregio nodig hebben bij de besluitvorming inzake het Evenement toe te voegen. Gegevens uit de Regelhulp worden overgenomen naar de Intakevoorziening en daar wordt, wederom via een aanvullende vragenboomstructuur, een aanvullende uitvraag gedaan om te komen tot één of meer digitaal in te dienen vergunnings-/ontheffingsaanvragen. Documenten die daarbij nodig zijn, kunnen natuurlijk digitaal bijgevoegd worden. Vervolgens kan de aanvraag, vanuit de Intakevoorziening rechtstreeks ingediend worden bij de gemeente!

Automatische verwerking van de aanvraag

Op basis van de ingediende aanvraag, faciliteert Roxit Evenementen Platform zowel dat automatisch de juiste procedures gestart worden in het zaaksysteem van de gemeente, als ook dat de gegevens die van belang zijn voor de Veiligheidsregio als het gaat om de risico inschatting en de gevolgen van het evenement op de openbare orde en de paraatheid van hulpdiensten beschikbaar komen op het Evenementen Platform (in de Cloud).

Digitale data-uitwisseling tussen ketenpartners

Op het moment dat de gemeente in haar procedure het advies van de Veiligheidsregio nodig heeft, kan zij dit rechtstreeks vanuit haar eigen zaaksysteem aanvragen bij het zaaksysteem van de Veiligheidsregio, met daarbij een verwijzing naar het Evenementen Dossier.

De Veiligheidsregio kan de adviesaanvraag in behandeling nemen en alle benodigde gegevens terugvinden op het Evenementen Platform. En niet alleen dat…. de Veiligheidsregio kan de door haar geadviseerde voorschriften rechtstreeks toevoegen aan de aangegeven activiteiten in het Evenementen Dossier! Na afronding van het advies laat de Veiligheidsregio dit via haar zaaksysteem weten aan de gemeente en kan de gemeente de procedure(s) afronden met in acht name van het gegeven advies.

De resultaten van de procedure (de besluiten) worden toegevoegd aan het Evenementen Dossier, waardoor zowel de gemeente als de Veiligheidsregio er altijd van op aan kunnen dat daar de juiste, op elkaar afgestemde gegevens te vinden zijn over het Evenement! En deze gegevens zijn any time, any place and on any device te raadplegen! En natuurlijk alleen voor de betrokkenen die daarvoor geautoriseerd zijn.

Kortom; een volledig digitale en geautomatiseerde keten van Aanvraag tot Besluit, waarbij eenmaal ingevoerde gegevens maximaal worden hergebruikt!

Implementatie

Software installeren en gebruiksklaar maken

Het kiezen van de juiste software is belangrijk, maar het bruikbaar maken voor de organisatie is nog belangrijker.
Als uw leverancier verzorgen wij als Roxit de installatie van de software, de eventuele migratie van bestaande systemen, maar ook de opleiding en overdracht naar uw beheerders. Want bij implementeren en beheren van nieuwe software komt er heel wat op uw organisatie af. Roxit ondersteunt u graag bij dit traject.

Afhankelijk van de aard van de modules die u heeft aangeschaft en uw werkprocessen adviseren we over en helpen we bij de inrichting en configuratie van onze software zodat de werkprocessen in uw organisatie optimaal worden ondersteund.
Wij hebben maar één doel voor ogen en dat is dat u en uw medewerkers na oplevering prettig en efficiënt kunnen werken met onze software.

Servicedesk

Ondersteuning bij vragen of problemen

Om u te ondersteunen bij vragen en problemen hebben wij een professionele (“skilled”) Servicedesk en een Klantportaal voor u beschikbaar. Op het Klantportaal vindt u antwoorden op uw vragen, leest u handige tips & trucs, en kunt u kennis uitwisselen met medewerkers van Roxit en medegebruikers van de software.
Op de elektronische versie van de Servicedesk, RoxitReport, kunt u 24/7 vragen en problemen melden. De ervaren mensen van onze Servicedesk verzorgen ondersteuning in de vorm van elektronische of telefonische beantwoording van vragen en problemen, het remote of ter plekke verhelpen van problemen, het verzorgen van software updates, incident management en software monitoring.

Consultancy

Software inrichten en beheren

Bij implementeren en beheren van nieuwe software komt er heel wat op uw organisatie af. Roxit ondersteunt u graag bij dit traject, maar ook in de fase daarna. We hebben een gedreven en ervaren consultancyteam dat u helpt bij diverse werkzaamheden rond onze software. Wij bieden u uitstekend advies en ondersteuning met onze ervaren consultants.

Wilt u uw organisatie optimaal ontzorgen en snel gebruikmaken van de laatste release van de software? Dan is een servicecontract misschien wat voor u. Roxit verzorgt bij een nieuwe release de update voor u en richt de nieuwe functionaliteit in, zodat uw organisatie daar direct mee aan de slag kan. Een consultant van Roxit kan zijn werk op locatie doen, of ondersteuning op afstand bieden via een remote sessie. De aard van de werkzaamheden bepalen dit en zullen in overleg met u worden afgestemd.  

Opleiding

Kennis actueel en paraat

Digitalisering stopt niet met de aanschaf en installatie van software. Software helpt en ondersteunt, maar het zijn uiteindelijk de mensen die de knoppen bedienen en de keuzes maken. Daarom besteedt Roxit veel tijd aan opleidingen en cursussen.

Trainingen zijn vaak onderdeel van het implementatietraject. Daarnaast kunnen personele wisselingen of het 'opfrissen' van de kennis een aanleiding zijn om een cursus te volgen. Voor al onze producten zijn er verschillende trainingen beschikbaar, afhankelijk van de rol van de medewerker en het kennisniveau.

  • Roxit_PP_foto03.jpg